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acadon AG
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Dokumentenmanagement

Mit der acadon_doc.box das Dokumentenmanagement im Griff

Alles. Schnell. Finden. Das Dokumentenmanagement ist eine riesige Aufgabe für Unternehmen und Mitarbeiter. Die Organisation der Dokumentenablage erfolgt meist nach dem Motto „Jeder wie er will”, also häufig gar nicht. Das führt zu unnötiger Mehrarbeit, hohen Aufwänden bei der Recherche, Frustration und somit zu Kosten.

Die acadon_doc.box hilft beim Einlesen, der Ablage und dem Wiederfinden von externen und internen Belegen. Und das alles vollständig integriert in Microsoft Dynamics NAV / Business Central.

Daten finden – mit Dokumentenmanagement kein Problem

Es passiert immer, wenn die Zeit drängt: Ein Lieferant fragt nach der Entscheidung zu einem Angebot, das er in einer Mail verschickt hat oder ein Kunde möchte schnell Näheres zu seiner per Fax oder E-Mail zugeschickten Auftragsbestätigung mit Ihnen besprechen.

In der acadon_doc.box sind alle Informationen in einem System verfügbar und Sie sind sofort auskunftsbereit. Komfortabel rufen Sie aus Dynamics NAV / Business Central die erforderlichen Informationen direkt an den entsprechenden Belegen (z. B. Einkaufsanfrage bzw. Auftrag) auf. Ohne das ERP-System zu verlassen können Sie über den integrierten Dokumenten-Viewer sofort die angeforderte Information anzeigen und bearbeiten.

Daten schnell erfassen

Eine hochleistungsfähige, effiziente Dokumenterfassung mit den darin enthaltenen Informationen liefert die Grundlage für alle weiteren Arbeitsschritte innerhalb eines modernen Dokumentenmanagement- und Ablagesystems.

Die acadon_doc.box bündelt Ihre Unterlagen und Papierdokumente in einem System: Sie verwalten Ihre Dokumente in der vertrauten Umgebung von Microsoft Dynamics NAV und nutzen dabei eine zentrale Datenbank.

Außerdem werden eingehende Dokumente über leistungsfähige Stapelverarbeitungsprozesse komfortabel gescannt und den Belegen im ERP-System vorgangsbezogen oder über die komfortable Dropbox per Drag & Drop zugeordnet.

Daten schnell ablegen

Je schneller Sie Ihre Unterlagen an einer zentralen Stelle ablegen, umso schneller finden Sie diese auch wieder.

Das Einscannen von externen Dokumenten, das Einlesen von E-Mails sowie deren Zuordnung zu Vorgängen im ERP-System sind so komfortabel und einfach wie möglich. Somit bewahren Sie den Überblick.

Die Anteile manueller Tätigkeiten zu reduzieren, die Verkürzung von Durchlaufzeiten sowie die Vermeidung von Parallelverarbeitung durch mehrere Mitarbeiter – das ist das Ziel.

Keine Angst vor der E-Mail Ablage, mit der acadon_doc.box legen Sie alle eingehenden und ausgehenden E-Mails direkt aus dem Posteingang oder einem anderen Outlook-Ordner ordnungsgemäß ab.

Archivierung

Die Erfüllung rechtlicher Anforderung erfordert spezielle und besonders sichere Speicherlösungen. Die Archivierungslösung acadon_doc.box ist für die Archivierungshardware von FAST LTA zertifiziert worden.  FAST LTA ist Spezialist für Produkte zur Langzeitspeicherung großer Datenmengen mit integrierter Datensicherung und gehört zu den marktführenden Anbietern von Hardwarelösungen in Krankenhäusern und Behörden.

Die Erfüllung rechtlicher Anforderungen erfordert spezielle und besonders sichere Speicherlösungen. Wo Daten rechtskonform und revisionssicher Jahre oder Jahrzehnte vor Löschen und Manipulation geschützt aufbewahrt werden müssen, sorgt die Kombination des Dokumentenmanagementsystems acadon_doc.box und der FAST LTA  Hardware WORM-Versiegelung dafür, dass Daten nicht manipuliert oder verloren gehen können. Die Zertifizierung (in D, A und CH unter anderem nach GDPdU, GoBS, RöV) umfasst auch die optionale Verwendung von Aufbewahrungsfristen, nach denen Daten unzugänglich gemacht werden können.

 


Pluspunkte für das Dokumentenmanagement auf einen Blick

  • Alle geschäftsrelevanten Dokumente in einem System
  • Ablage der Dokumente am Geschäftsprozess
  • Arbeiten mit der vertrauten Benutzeroberfläche
  • Geringer Schulungs- und Einrichtungsaufwand
  • Senken der IT Kosten, indem Sie die Aufwände für die Administration unterschiedlicher Datenbanken und die Einrichtung und Pflege von Schnittstellen zu externen Systemen reduzieren
  • Revisionskonforme Archivierung